Podsumowanie II zjazdu Akademii Zarządzania IT Administracji Publicznej

24 kwietnia 2015 roku odbył się drugi zjazd Słuchaczy Akademii Zarządzania IT Administracji Publicznej organizowanej przez Fundację IT Leader Club Polska. Wśród prelegentów znaleźli się przedstawiciele firmy EMC i VMware oraz jedni z członków Rady Programowej Akademii w składzie Pan Wiesław Kosieradzki i Pan Michał Rączka, oraz specjalnie zaproszeni goście Pan Michał Bukowski z Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji i Pan Marek Szulc z Głównego Urzędu Geodezji
i Kartografii.

Pierwszy wykład został poświęcony problematyce awarii, która w szczególny sposób dotyka systemów informatycznych. Według przedstawicieli firm EMC oraz VMware w świecie IT mamy do czynienia średnio z 3 przestojami systemów w ciągu roku dla dużej organizacji. Podstawowym zadaniem procesu zarządzania ciągłością usług IT jest radzenie sobie ze skutkami awarii. Prezentacja poruszała ważne aspekty, na które należy zwrócić uwagę podczas projektowania infrastruktury IT, po to aby ewentualne awarie nie były zaskoczeniem, a zaplanowany scenariusz przywrócenia usługi po awarii spełnił oczekiwania nie tylko zespołu IT, ale przede wszystkim właściciela systemu.

Ponadto prelegenci zaprezentowali podsumowanie wyników ankiety przeprowadzonej wśród uczestników Akademii Zarządzania IT podczas I zjazdu. Wśród zagadnień poruszanych w ankiecie znalazły się takie jak:

1. Sposoby zabezpieczenia usług przed awarią krytyczną w infrastrukturze uczestników:

• 36% Backup
• 20% Disaster Recovery
• 20% Mechanizmy aplikacyjne
• 19% Rozciągnięty klaster

72% pytanych opowiada się za planowaniem transformacji środowiska IT do pracy z urządzeń mobilnych, z kolei 61% pytanych jest zainteresowana przeniesieniem części/wszystkich aplikacji do CUW.

2. Najważniejsze wyzwania w obsłudze tradycyjnych urządzeń PC/Laptop to:

• 25% - Bezpieczeństwo danych znajdujących się na urządzeniach
• 15% - Szybkość i wydajność starych urządzeń
• 14% - Pracochłonność migracji i wymiany sprzętu na nowy

3. Tematy do poruszenia na kolejnych spotkaniach (według ich ważności):

• Bezpieczeństwo, ciągłość przetwarzania i zarządzanie (ang. governance) dostępnością usług świadczonych przez urzędy i resorty publiczne.
• Budowa nowoczesnych systemów hurtowni danych oraz aplikacji/systemów wykorzystujących analitykę dużych zbiorów danych.
• Dostosowanie umiejętności i przebudowa organizacji krytycznym obszarem transformacji do modelu świadczenia usług.
• Przykłady wdrożeń architektury referencyjnej i opinie użytkowników.
• Ochrona informacji w systemach informatycznych sektora publicznego.

Drugi wykład dotyczący narzędzi klasy Project Portfolio Management (PPM) nowej generacji został poprowadzony przez dr inż. Wiesława Kosieradzkiego – członka Rady Programowej Akademii Zarządzania IT Administracji Publicznej. Prezentacja dotyczyła zarządzania projektami, programami i portfelami (PPP) z wykorzystaniem narzędzi komputerowych. Po przypomnieniu podstawowych definicji, uwagę słuchaczy skupiono na potrzebach informacyjnych osób i ról uczestniczących w zarządzaniu PPP. Na przykładzie legendarnej Wieży Babel autor uzasadnił główną tezę prezentacji: „Warunkiem podstawowym sukcesu jest
wspólny, zrozumiały język: zarządów, inwestorów, użytkowników, kierowników programów i projektów i zespołów wykonawczych oraz dobre narzędzia, a podstawą takiego języka mogą być wybrane metodyki zarządzania, t.j. PRINCE2®, MSP® czy MoP®.”

Na przykładzie „Strategii rozwoju Kraju 2020” i „Strategii rozwoju M. St. Warszawy do roku 2020” pokazano, że odpowiednie narzędzia powinny umożliwiać nie tylko zarządzanie poszczególnymi projektami czy programami, ale także wszelkimi ich wielowątkowymi powiązaniami.

Instytucjom kupującym i wdrażającym oprogramowanie klasy PPM zalecono przyjęcie następujących wymagań:

• Zero redundancji informacji.
• Minimum szumu informacyjnego.
• Dostosowanie do szczególnych wymagań projektu, programu, portfela, organizacji, metodyki czy branży.
• Interfejs dostosowywany do upodobań użytkowników.
• Arkusz kalkulacyjny, przetwarzacz tekstu, grafika, harmonogramowanie, przetwarzanie informacji, raportowanie - wszystko w jednej aplikacji.
• Możliwość Integracji z innymi systemami IT.

Na zakończenie wykładu przedstawiono zalecenia „Jak zbudować wspierany komputerowo
system zarządzania  projektami, programami i portfelami?”.

Trzeci wykład pod hasłem Zarządzanie projektami. Człowiek ponad narzędzia! poprowadził Pan Michał Rączka, członek Rady Programowej Akademii oraz wieloletni praktyk posiadający bogate doświadczenie w międzynarodowych organizacjach.

Jak zauważył, istnieje wiele metodyk zarządzania projektami. Im nowsza tym większe daje nam nadzieje na lepsze prowadzenie projektów. Zmiana metodyki daje ułudę postępu. Jest to także działanie bardzo wygodne, gdyż zmieniamy metody pracy często bez zmiany siebie. Badania statystyczne są nieubłagane – jak wskazują wyniki, od lat ok 70% projektów jest albo zagrożonych, albo kończy się porażką. Jeżeli metodyki nic nie zmieniają, a projekty są zagrożone, to może problem istnieje w ludziach? Ta przyczyna często dotyczy osób zarządzających. Odpowiedzialność za aktualny stan rzeczy jest skierowana na zewnątrz. Powstaje zatem pytanie - gdzie jeszcze może tkwić problem?

W naukach o Lean Management możemy przeczytać: „Nie zmieniaj ludzi, zmień system”. Ludzie z założenia są dobrzy, tylko należy stworzyć im odpowiednie do tego warunki (system). Na ten system składają się takie elementy jak:

• wartości organizacji,
• zasady wykonywania pracy.

Tradycyjny system pracy wprowadza kontrole, hierarchię a także dokładne planowanie i silosy kompetencyjne. Ludzie w takim systemie są sprowadzani do równych kompetencji w ramach silosu. Nowoczesny system pracy wprowadza wartości oparte na przywództwie liderów oraz zespoły umocowane do podejmowania decyzji i eksperymentowania. Ludzie tworzą wartość wykorzystując przede wszystkim swoją kreatywność i wiedzę.

Można śmiało stwierdzić, że 20% sukcesu organizacji zależy od metodyk, jednak aż 80% zależy od kultury organizacyjnej, która wzmacnia ludzi. „Zmień system, nie zmieniaj ludzi”. Podczas wykładu pokazano wiele składowych organizacji, które nas otaczają a w wielu przypadkach muszą podlegać jak najszybszej zmianie jeśli chcemy osiągać sukcesy w zarządzaniu projektami. Zmiany powinny być wprowadzone od zaraz. Działanie jest bardzo ważne, zatem nie prośmy o pozwolenie na wprowadzanie zmian do swoich zespołów. Ewentualnie gdy nam nie wyjdzie, prośmy o przebaczenie zgodnie z hasłem „Proś o przebaczenie, nie o pozwolenie.” - Tim Ferriss.

Takie działanie z pewnością wymaga wzięcia odpowiedzialności i wykazania się cechami przywódczymi, nie rzadko wymaga też zmiany w nas samych. I to jest właśnie źródło sukcesu! Zmiana? Zacznij od siebie!

Czwarty wykład odnosił się od przygotowywanej w Ministerstwie Administracji i Cyfryzacji „Wizji architektury korporacyjnej państwa”. Z prezentacją wystąpił Pan Michał Bukowski - Przewodniczący Zespołu ds. rozwoju strategii informatyzacji administracji publicznej w MAiC.

Ministerstwo kontynuuje prace architektoniczne rozpoczęte w 2014 roku opracowaniem i przyjęciem przez Komitet Rady Ministrów ds. Cyfryzacji (KRMC) „Pryncypiów architektury korporacyjnej podmiotów publicznych”. Kolejnym realizowanym zadaniem jest opracowanie, uzgodnienie i zatwierdzenie przez kluczowych interesariuszy informatyzacji państwa spójnej wizji architektonicznej. Poprzez wizję taką należy rozumieć ogólny opis pożądanego stanu elektronicznej administracji w długiej perspektywie czasowej –z perspektywy architektonicznej. Wizja będzie propozycją rozwiązania kluczowych problemów polskiej e-administracji. Przyjęcie wizji architektonicznej przez KRMC będzie przyczyniać się do zwiększania interoperacyjności i zmniejszania powielania rozwiązań (usług i wspierających je systemów IT) w obrębie administracji publicznej.

W ramach pierwszego etapu prac nad wizją architektoniczną w Ministerstwie opracowano prototyp poświęcony jednemu z kluczowych problemów e-administracji: „Korzystanie z elektronicznych usług publicznych jest uciążliwe dla obywatela”.  W oparciu o przyjęty model metodyczny przeprowadzono analizę problemu i zidentyfikowano:

• oczekiwanych korzyści z rozwiązania problemów składowych problemu głównego,
• działania wymagane do osiągnięcia korzyści,
• architektoniczne bloki budowlane, które są produktami wymaganych działań.

Przeprowadzona analiza wykazała, że w celu rozwiązania przywołanego problemu zasadne jest wprowadzenie następujących zasad bazujących na wytworzonych usługach wspólnych:

 

1. Podmioty publiczne – oprócz rozwiązań własnych (dziedzinowych) – korzystają obligatoryjnie z usług wspólnych.
2. Wymiana danych pomiędzy usługami następuje z wykorzystaniem krajowej szyny usług oraz (tam, gdzie to możliwe) szyn podmiotowych.
3. Obywatele załatwiają sprawy w portalu, udostępniającym w jednym miejscu usługi wszystkich podmiotów publicznych.

W prototypie Wizji architektury korporacyjnej państwa wskazano usługi, procesy i dane wymagane do rozwiązania kluczowego problemu. Ministerstwo we współpracy z otoczeniem planuje realizować następujące prace:

1. Identyfikacja wszystkich kluczowych problemów e-administracji.
2. Analiza i rozwiązanie problemów składowych.
3. Stworzenie wizualnego modelu stanu docelowego infrastruktury informacyjnej państwa.
4. Przygotowanie scenariuszy wykorzystujących model stanu docelowego.
5. Wskazanie zależności pomiędzy planowanymi zadaniami i przypisanie im priorytetów (podejście portfelowe).

Pan Michał Bukowski z MAiC podkreślił, że realizacja takiego zadania wymaga współpracy z kluczowymi interesariuszami informatyzacji państwa, do których zaliczają się administracja rządowa i samorządowa, branżowe organizacje przedsiębiorców, pozarządowe organizacje obywatelskie, uczelnie, placówki naukowe i instytuty badawcze i zachęcił wszystkich zainteresowanych do zgłaszania akcesu do prowadzonych przez Ministerstwo prac.

Piąty wykład dotyczył przykładu efektywnego zarządzania w kontekście działania IT w organizacji GUGIK. Prelekcje zaprezentował Pan Marek Szulc – Z-ca Dyrektora Departamentu Informatyzacji i Rozwoju Państwowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego, Kierownik Projektu Geoportal2. Główny Urząd Geodezji i Kartografii.

Podejmując realizację wyzwań przez jakimi stanął GUGIK postawiono na efektywne zarządzanie organizacją, a w szczególności zapewniające, że wszelkie działania podejmowane w obszarze IT służą realizacji głównych celów strategicznych organizacji i przynoszą oczekiwane korzyści dla ich użytkowników. Podjęta wewnętrzna inicjatywa SIG (Systemy Informatyczne GUGIK) pokazuje kontekst działania IT w organizacji oraz otoczeniu zewnętrznym organizacji oraz definiuje płaszczyznę porozumienia pomiędzy merytorycznym zakresem działania organizacji a IT w organizacji.

Główne wyzwania to:

• potrzeba zarządzania wieloma złożonymi przedsięwzięciami na różnym poziomie,
• chęć uniknięcia powielania wykonywanych działań w ramach poszczególnych projektów,
• potrzeba optymalizacji w zakresie integracji rozwiązań,
• chęć zapewnienia reużywalności wytwarzanych komponentów.

Efektem tych prac poza uzyskanymi oszczędnościami jest zastosowanie w ramach realizowanych projektów jednej spójnej technologicznie platformy sprzętowej i programowej w ramach poszczególnych warstw infrastruktury - baz danych, szyny usług, serwerów aplikacji. Takie podejście zapewnia jednorodność technologiczną wykonania poszczególnych systemów, uproszczoną administrację i utrzymanie infrastruktury w ramach poszczególnych warstw, efektywność wykorzystania zasobów oraz łatwość integracji pomiędzy systemami.  Dzięki rozwiązaniu polegającemu na korzystaniu przez poszczególne projekty ze wspólnej infrastruktury sprzętowej i programowej w warstwie baz danych, szyny usług oraz serwerów aplikacji. Poprzez takie rozwiązanie zdaniem Pana Marka Szulca, GUGIK uniknie ponoszenia wysokich kosztów finansowych i organizacyjnych związanych z każdorazowym zapewnieniem dedykowanej dla poszczególnych projektów platformy sprzętowej i licencyjnej oraz z koniecznością późniejszego utrzymania systemów stworzonych w oparciu o różnorodne platformy programistyczne.

Kluczowym elementem zwiększającym wykorzystanie potencjału danych przestrzennych jest udostępnienie obywatelom, przedsiębiorcom i administracji publicznej innowacyjnych usług elektronicznych. Usługi te będą oparte o zintegrowane dane PZGiK oraz dane o charakterze geoprzestrzennym będące w dyspozycji innych podmiotów administracji publicznej. Integracja danych przestrzennych, a także udostępnienie jednostkom administracji publicznej środowiska analitycznego i środowiska budowania usług opartych o dane przestrzenne umożliwi tym podmiotom publikowanie nowych usług, wykorzystujących zaawansowane analizy przestrzenne oraz eksplorację danych. Umożliwi to budowanie usług (opartych o dane przestrzenne) przez te podmioty, które dotychczas nie miały wystarczających narzędzi i kompetencji do tworzenia tego typu rozwiązań.

Realizowane Projekty GUGIK są innowacyjne i gotowe do realizacji nowych wyzwań w POPC m.in. poprzez:

• zapewnienie integracji i harmonizacji rejestrów,
• ograniczenie wielokrotnego pozyskiwania tych samych danych,
• dostarczenie wiarygodnych i kompletnych danych przestrzennych,
• wykorzystanie nowoczesnych technologii informacyjnych i komunikacyjnych,
• udostępnienie usług w chmurze obliczeniowej (Cloud Computing).

Wszystkie szczegółowe informacje o Akademii znajdują się na stronie www.akademiait.edu.pl